Facilitar el cambio mediante una comunicación eficaz

Implementar una solución de software como servicio (SaaS) requiere una inversión considerable de tiempo y dinero. Pero sin duda es una inversión que merece la pena. Como señalé en mi blog anterior, "5 factores críticos de éxito para el cambio organizacional", el SaaS ofrece numerosas ventajas frente a los sistemas On-premises. Además, el SaaS acelera tu evolución de un negocio tradicional a una Empresa Digital Autónoma. Pero la mayoría de la gente se ha familiarizado con sus herramientas y procesos convencionales actuales. A menudo se resisten a reemplazar la antigua forma de hacer las cosas por una nueva. Algunos incluso pueden intentar socavar los esfuerzos para cambiar las cosas. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de asegurarte de que la resistencia a la nueva solución SaaS no te ralentice ni siquiera descarrile tu camino? Primero, tú necesitas persuadir a la gente para que adopte la nueva solución comunicando eficazmente el qué, el porqué y el cómo que rodea el cambio. Segundo, tú debes comunicar claramente los beneficios que la solución ofrece a cada persona afectada por el cambio. Eso significa pintar un cuadro atractivo de dónde encaja cada parte interesada en el estado futuro deseado. Sigue leyendo para conoce cómo impulsar el éxito SaaS con una estrategia de comunicación eficaz.

Desarrollar una estrategia de comunicación

Los expertos en gestión del cambio insisten constantemente en la importancia de una comunicación eficaz para superar la resistencia al cambio. Con esto en mente, incluye el desarrollo de una estrategia de comunicación desde el principio de la planificación y diseño de la nueva solución. La estrategia debe Define claramente:

• ¿Cuál es la solución SaaS
• Por qué es esencial para el éxito empresarial a largo plazo
• Lo que los altos directivos han identificado como los objetivos empresariales de alto nivel
• Cómo beneficia el cambio a cada grupo de interés
• Quién se verá más afectado por el cambio

te debe desarrollar mensajes coherentes en cada una de estas cinco áreas clave y comunicar esa información regularmente a los interesados. Sin embargo, la comunicación unidireccional no es suficiente. Cuando los stakeholders tienen voz en la nueva forma de hacer las cosas, son más propensos a aceptar el cambio y adoptar los nuevos procesos y herramientas. En consecuencia, tu enfoque debe facilitar interacciones bidireccionales que capturen la aportación y la retroalimentación de los usuarios. te también debe demostrar que el equipo del proyecto están escuchando los deseos y necesidades de los stakeholders e incorporándolos en la diseña, implementación y perfeccionamiento de la solución SaaS.

Alinear la comunicación con el despliegue de SaaS

Dividir tu estrategia de comunicación en fases la hace más manejable y ayuda a aliviar las preocupaciones de las personas sobre qué esperar. Recomendamos un enfoque en tres fases que abarca desarrollar un plan de comunicación detallado, emplear una variedad de actividades desde la preimplantación hasta el despliegue inicial, y medir y dar a conocer los éxitos después de la implementación.

Fase 1—Planificación

Un plan de comunicación eficaz está alineado con los objetivos empresariales de alto nivel para la solución SaaS y sirve como hoja de ruta para las actividades de comunicación. Tu plan debe:

• Define los objetivos y los resultados esperados para el estado futuro
• Para cada grupo de interesados, detalla qué se mantendrá igual, qué cambiará inmediatamente y qué cambiará con el tiempo
• Establecer mensajes clave para impulsar el desarrollo de contenidos en campañas de comunicación dirigidas a los interesados

Fase 2—Aceleración y despliegue

Esta fase implica las numerosas actividades de comunicación que tendrán lugar durante la transición desde la preimplantación hasta el despliegue temprano. Las actividades incluyen, pero no se limitan a:

• Difundir mensajes claros y concisos que expliquen el estado futuro deseado y los resultados esperados
• Mantener a los interesados informados sobre los principales hitos alcanzados y los siguientes pasos
• Educar a los interesados sobre qué esperar y explicar el valor que la solución aportará no solo a la empresa, sino a todos los afectados por el cambio
• Interactuar con los interesados a través de múltiples canales, incluyendo canales en línea como correo electrónico, mensajes de texto, página web y boletines electrónicos, y canales presenciales como sesiones de show-me, talleres, oportunidades educativas y sesiones de preguntas y respuestas
• Desarrollar ofertas de formación y educación que proporcionen a las personas las habilidades necesarias para destacar con la nueva solución
• Acordar métricas que midan el éxito y publicitar los logros a lo largo del camino

Fase 3—Monitorización y medición continua

En la fase 3 te continuar midiendo el progreso posterior a la implementación, identificar y comunicar logros, y buscar formas adicionales de aprovechar las capacidades de la solución SaaS para maximizar el retorno de la inversión. Los esfuerzos en esta fase incluyen:

• Medición y comunicación continua de la efectividad del cambio
• Identificación y comunicación de las brechas y desafíos que deben abordarse
• Formación continua que mantenga las habilidades de los empleados afiladas y aumente la satisfacción laboral
• Celebrando resultados y hitos exitosos

Aprovecha recursos que puedan ayudarte

Afortunadamente, son numerosos recursos disponibles para ayudar te a desarrollar y ejecutar tu estrategia de comunicación. Aquí son tres ejemplos:

• Tu equipo de comunicación corporativa suele desempeñar un papel importante facilitando los procesos de cambio. Aprovecha su experiencia en comunicación para entender las mejores formas de mantener a los interesados informados y entusiasmados.
• Tu equipo de marketing puede disponer de herramientas de marketing multicanal que te utiliza a automatiza entrega de correos electrónicos y SMS y ofrecer una variedad de oportunidades para involucrar a las personas—tanto online como offline—y rastrear sus niveles de interacción.
• Los proveedores SaaS suelen ofrecer tanto herramientas como servicios para ayudar a los clientes a Crea y ejecutar una estrategia sólida. Las herramientas incluyen plantillas para un plan de comunicación, con esquemas, rastreadores y calendarios. Interactúa con los proveedores al nivel que mejor se adapte a tu situación. te puede adoptar un enfoque de bricolaje aprovechando las herramientas del proveedor. te puede ceder aspectos específicos del esfuerzo de comunicación al proveedor. O te puede incorporar al proveedor como un participante principal en el desarrollo y ejecución de la estrategia de comunicación.

Desata tu creatividad

Los clientes de BMC han desarrollado varios mecanismos de comunicación innovadores y atractivos para fomentar el entusiasmo y promover la adopción. Aquí son algunos ejemplos:

• Personalizar el mensaje según los intereses y necesidades de cada grupo de interés y llegar a las personas a través de los canales que prefieran
• Establecer foros de usuarios para capturar la perspectiva del usuario final e incorporarla a la interfaz y otros aspectos de la solución
• Cultivar defensores que abrazen con pasión el cambio e influyan en la actitud de sus compañeros hacia la nueva solución
• Generar expectación con eventos inesperados y divertidos en cafeterías, salas de descanso y otras zonas donde se reúnen empleados, o en lugares de reunión virtuales y centros de comunicación cuando no hay foros presenciales disponibles
• Crear una página de aterrizaje central de comunicaciones para todas las comunicaciones y enlaces relacionados
• Ofrecer educación y formación en diversos formatos según las necesidades de los grupos de interés

Con una comunicación creativa y efectiva te transformará la resistencia al cambio en una recepción entusiasta del cambio, lo que se traduce en un éxito que te puede medir y demostrar. Si te necesitas ayuda con tu transición al SaaS, por favor rellena nuestro formulario y un experto en Éxito del Cliente de BMC se pondrá en contacto con Obtén empezar.

Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.