Puntos clave: Mantener las luces encendidas (KTLO) se refiere a los recursos significativos que las organizaciones de TI dedican al mantenimiento básico, consumiendo alrededor del 80% de los presupuestos y obstaculizando la innovación. Para aumentar el valor organizativo, las empresas deberían reequilibrar los presupuestos, priorizar iniciativas estratégicas y considerar la externalización para Reduce costes de KTLO, permitiendo así a los equipos de TI centrarse en la innovación.
- KTLO consume el 80% de los presupuestos de TI, limitando la innovación.
- Reequilibrar los presupuestos puede aumentar el valor estratégico de TI.
El porcentaje de recursos y presupuestos de TI que se están destinados a Keeping the Lights On (KTLO) está un punto creciente de frustración y preocupación para muchos CIOs y líderes de TI. KTLO se refiere al mantenimiento básico de sistemas e infraestructuras. La mayoría de las organizaciones de TI dedican alrededor del 80% de sus recursos y presupuesto simplemente a dar soporte a la infraestructura y las aplicaciones que ya son existentes. Aunque obviamente KTLO es esencial, los líderes de TI, bajo constante presión para Reduce su presupuesto, se ven obligados a encontrar un equilibrio entre mantener los sistemas actuales y, al mismo tiempo, permitir la innovación y el desarrollo que aumentarán el valor que aporta TI. Este equilibrio, aunque difícil de encontrar, puede tener impactos sustanciales a corto y largo plazo en la organización.
Frustraciones de KTLO
Una encuesta reciente de Vanson Bourne, titulada El Estado de la Innovación, preguntó a 900 CIOs, líderes de TI y responsables financieros de todo el mundo sobre la innovación en TI y los obstáculos a los que se enfrentan sus organizaciones. Los resultados mostraron que el 89% de los encuestados pensaba que su organización debería gastar más en innovación. Además, el 77% creía que gastar demasiado en KTLO está un gran obstáculo para su organización. Como saben los líderes, una mayor inversión en innovación conduce a un aumento de la innovación y a más negocios exitosos. Sin embargo, esta encuesta encontró que KTLO era el mayor obstáculo para la innovación en TI. Además, la encuesta reveló que el 90% de los líderes consideraba que los presupuestos de innovación debían aumentar un 10%; el 70% consideraba que su proveedor tecnológico no ayudaba a la organización a innovar; y el 63% encuestado se sentía atrapado en una relación con su proveedor tecnológico actual. Una conclusión clave de la encuesta fue la frustración general de los líderes respecto a la cantidad de presupuestos de TI destinados a KTLO y la falta de recursos para innovar y asegurar que TI están aportando valor organizativo.
Reequilibrar los presupuestos de TI
Una clave para que los equipos de TI puedan hacer más que la simple "rotación diaria" están encontrar la manera de reequilibrar las prioridades presupuestarias. Obviamente, las actividades de mantenimiento y soporte de sistemas son esenciales, por lo que los líderes de TI deben encontrar formas de Reduce el coste de KTLO y redirigir fondos a la innovación y nuevas herramientas. Muchos CIO se enfrentan a una situación en la que el mantenimiento diario agota el presupuesto de TI y deja poco para la innovación y el desarrollo. En 2018, se realizó una Encuesta Insight Intelligent Technology Pulse específicamente para abordar este problema a nivel sectorial. Al hablar de esta encuesta, el CIO de Insight, Michael Guggemos, señaló que demasiadas organizaciones de TI se ven simplemente haciendo lo que tienen que hacer para Obtén el trimestre, solo para encontrarse, un par de años después, rezagadas en su organización y sector. La encuesta de Insight estaba específicamente dirigida a abordar este peligro y ayudar a las empresas a encontrar formas de Obtén la rotación diaria para volverse más valiosas para la organización. Una conclusión de la investigación de Insight fue que muchas organizaciones no son estratégicas respecto a las incorporaciones que Haz a su organización. De hecho, Guggemos señala que aproximadamente el 50% de las decisiones importantes de TI son decisiones de "media ware", es decir, que alguien de la organización asiste a una conferencia y regresa con una idea que puede o no encajar bien en la organización. En lugar de caer en estos malos hábitos, es importante que los responsables de la toma de decisiones de TI sean más estratégicos en cómo son tomadas sus decisiones. Insight señala que decisiones más inteligentes de TI conducen a una ventaja competitiva. Por ejemplo, Insight señala que tener el equipo de TI más talentoso que están centrado únicamente en la gestión de servidores probablemente no aportará mucha ventaja competitiva. Como resultado, tareas como la gestión de servidores y la seguridad pueden externalizarse para liberar los recursos de tu equipo. Externalizar trabajos mecánicos y comoditizados puede ayudar a tu equipo de TI a tener el espacio para abordar problemas de mayor nivel que pueden aportar más valor a tu organización. Estas tareas KTLO son sin duda importantes, pero encontrar formas de que tu equipo de TI gestiona simplemente terceros que son gestionando estos problemas, mientras se centra en tareas de mayor nivel, maximizará el potencial de tu equipo, ayudándole a contribuir de forma más eficaz y a la vez que impulsa la estrategia a nivel organizacional.
Maximización de la eficiencia KTLO
De manera similar, en una reciente mesa redonda organizada por ServiceNOW, nueve líderes de CIO y TI de diferentes sectores se sentaron para debatir la estrategia de TI. Una de las conclusiones de esa discusión fue la importancia de entender dónde se son utilizan los recursos de KTLO. Estos líderes valoran que entender dónde son los costes específicos y qué son logrando estas inversiones están un primer paso importante para maximizar la eficiencia de KTLO. Además de señalar la importancia de externalizar ciertas tareas, como los servicios en la nube y los proveedores de Software como Servicio (SaaS), los participantes destacaron la necesidad de que los equipos de TI conozcan a gestionar proveedores externos, en lugar de proporcionar todos esos servicios ellos mismos. Además, señalaron las ineficiencias que surgen de muchos modelos de soporte, lo que puede hacer que los equipos de TI aborden constantemente los problemas de los usuarios y nunca puedan trabajar en nada que aporte valor significativo a la organización. Una forma de combatir este problema están aumentando los modelos de apoyo de autoservicio. Aunque estos modelos requieren el apoyo de toda la organización y pueden no funcionar en todas las culturas organizativas, la utilización de estos modelos puede ser una forma de aprovechar mejor las habilidades de los equipos de TI. Para ayudar a garantizar un utiliza eficiente de los equipos y recursos, los líderes deberían centrarse en la cuestión de en qué son buenos los equipos de TI y cómo aprovechar esas fortalezas para obtener beneficios a nivel organizacional.
Encontrar el equilibrio adecuado de recursos de TI
Determinar cuánto presupuesto de TI debe destinarse a KTLO y cuánto debe utilizarse para la innovación y otras nuevas herramientas variará de una organización a otra. Por ejemplo, una empresa con una base de clientes fieles y una línea de productos madura puede tener una mayor parte de los recursos asignados a KTLO que una empresa que busca expandirse a nuevos mercados o añadir nuevos productos. Por ello, los líderes deben analizar sus objetivos, fortalezas y planes organizativos a la hora de decidir cómo asignar su presupuesto de TI. Para encontrar el equilibrio adecuado, es importante aplicar las prácticas de gestión empresarial a los equipos de TI. En concreto, los expertos de Ventana Research aconsejan que las organizaciones deben trabajar para separar un presupuesto KTLO de uno discrecional de TI. Después de ello, procura que el presupuesto KTLO represente entre el 50 y el 80% del presupuesto total. Además de algunos de los ejemplos mencionados anteriormente, estandarizar el archivo de datos en todos los programas y aplicaciones, automatizar los procesos de datos y contar con un proceso eficaz de gestión del ciclo de vida son formas en que las organizaciones pueden Reduce los presupuestos de KTLO. Con el presupuesto discrecional, las organizaciones pueden permitir que su equipo de TI innove y se centre en aspectos que aportarán valor a la organización. Además, estos recursos pueden asignarse a nuevas herramientas y sistemas que aportarán valor a la organización, como la Gestión de Datos Maestros (MDM), la virtualización de datos y la migración de datos.
Conclusión
Encontrar formas de Reduce los recursos dedicados a KTLO puede ayudar a los equipos de TI a centrarse en la innovación y en nuevos sistemas para aportar valor a su organización. Encontrar el equilibrio adecuado puede ser complicado, pero trabajar para Reduce los costes de KTLO y determinar otras necesidades de TI ayudará a Haz que el equipo de TI y la organización sean más fuertes y competitivos.
Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.