Visión general de la gestión presupuestaria de TI y consejos para el éxito

Está alguna palabra más aterradora en la gestión que "presupuesto"? Tanto si tú diriges un equipo pequeño como si tú supervisas decenas de departamentos, elaborar un presupuesto puede provocar sentimientos de miedo y frustración. Pedir dinero siempre está aterrador, especialmente cuando tú sabes que te juzgarán por lo bien que tú lo gestionaste. Las proyecciones y peticiones de dinero durante todo un año pueden sentirse alternativamente como un misterio que tú tienes que resolver o un juego que no tú quieres jugar. Sumado al mundo resbaladizo y siempre cambiante de la informática, te quedar obligado a intentar construir un presupuesto para un equipo que genere ingresos empresariales y que la mayoría de las empresas siguen tratando como un centro de costes. Pero no tiene por qué ser así. Tanto si te estás elaborando tu primer presupuesto como si te eres un veterano experimentado, aquí son algunos consejos para la gestión presupuestaria de TI que funcionan en tu mundo multi-cloud.

Cosas que se deben y no se deben hacer: Mejores prácticas de presupuesto

Los presupuestos son una de las muchas herramientas que los gestores utiliza para Lograr objetivos. En lugar de pensar en los presupuestos como un favor o una deuda, considera tus presupuestos como una forma de alinear tus iniciativas de TI con las inversiones monetarias. Al fin y al cabo, la empresa sabe te necesita dinero para alcanzar tus objetivos. Y, como en tu vida personal, los presupuestos no son inherentemente malos: simplemente Haz te reenfocarse en las cosas te quieres lograr. Antes de entrar en las partidas presupuestarias, veamos algunos enfoques generales del presupuesto:

• Deja el juego de adivinanzas. Los presupuestos son una herramienta estratégica, no un caos libre. Eso significa que te deberías tener una filosofía o un enfoque en mente: aumentar el gasto para apoyar ciertos objetivos, quizás reducir el gasto en otras áreas. Pero algunos gestores adoptan un enfoque de "juego de adivinanzas" simplemente solicitando un 10% adicional del presupuesto de este año, sin una estrategia real ni prueba de concepto detrás. Al hacer eso, te enviando la señal de que tu trabajo están un 10% más importante este año que el anterior. Quizá están, quizá no. Este juego de adivinanzas también socava tu autoridad para Define el enfoque de tu equipo.
• gestiona tu presupuesto como si fuera tu propio dinero. Asumir la responsabilidad y la responsabilidad de lo que te quieres que logre tu equipo puede abrir te a una forma de pensar que va más allá de una simple petición de dinero al azar. Mira áreas que te fallado en el pasado y considera nuevos enfoques. Lee sobre nuevas tendencias y Ve si hay alguna, son aplicable al trabajo de tu equipo. Poner piel en juego —que ya te como entrenador— demuestra que te sabe lo que está en juego.
• Deja esa mentalidad de "utiliza o pierde". La idea de que si no utiliza todo el dinero que te asignado este año, los superiores no te darán más el año que viene puede tener algo de base en la realidad, pero no es una decisión financiera inteligente. No importa quién te diga que hagas esto, a menudo es un mal hábito: fomenta el gasto sin querer y socava todas tus justificaciones de gastos futuros.
• Sé transparente con tu equipo. (Al menos, en la medida en que tú puedas.) Sabemos que algunas empresas pueden ser reservadas con sus presupuestos; aun así, es beneficioso cuando tus subordinados directos saben exactamente cuánto pueden gastar en formación o en software; no tú les estás haciendo perder el tiempo ni el tuyo. Lo agradecerán y tú te beneficiarás de una relación más de confianza.

Consejos para presupuestos por primera vez para gestores de TI

Los gerentes recién graduados a menudo sienten una sensación abrumadora de temor cuando se trata de presupuestar. Al fin y al cabo, puede que te hayan ascendido por cualquier combinación de tus conocimientos en TI y tus habilidades de gestión de personas, pero si nunca tú has elaborado un presupuesto, probablemente no sea una habilidad en la que tú hayas dedicado mucho tiempo. Ten en cuenta que todos antes que tú aprendieron a presupuestar en el trabajo. Una inversión inicial de tu tiempo propio junto con estos consejos prácticos te ayudará a organizar el caos y la incertidumbre:

• Trata el presupuesto existente como una referencia. Revisa bien el presupuesto actual, hazte preguntas (a ti mismo o a la persona que lo ha desarrollado), quizá identifica fallos. El objetivo no están de acuerdo con la metodología del presupuesto, sino entender cómo se elaboró.
• Conoce de tu equipo. Ya sea en una reunión formal o en una conversación informal, habla con tu equipo sobre sus necesidades: ¿en qué gastaron dinero este último año? ¿Necesitarán nuevo hardware, software o formaciones para el año que viene? Pídeles que prioricen: ¿qué es lo que más necesitan? ¿Qué es lo que les gusta pero que quizá aún no necesiten?
• Habla con la empresa. Es probable que los directivos de alto nivel ya hayan establecido un presupuesto general para el año que viene, antes de que tú tengas que Haz tus peticiones económicas. Averigua si te dan una regla general: pueden decir que tú necesitas estar dentro de cierto porcentaje del presupuesto del año pasado.
• Pide ayuda. Como no te la primera persona en la empresa en elaborar un presupuesto, pide ayuda de un experto. Ve a tu equipo financiero y Ve si tienen analistas de presupuesto, un puesto que muchas empresas desempeñan. Pueden ayudarte con preguntas presupuestarias estándar, temas más complejos como amortización e amortización, e incluso darte consejos te para que aprueben tu presupuesto. te también podrías hablar con un par de responsables a los que te admirar para obtener su opinión.
• Haz un curso de presupuesto. Consulta un colegio comunitario o una escuela de negocios cercana para un curso de presupuesto para profesionales no financieros. Incluso puede que tú consigas trabajo para Obtén para cubrir los gastos.
• Prioriza lo que tienes en el presupuesto. Supongamos que te aprueban solo el 90 por ciento de lo que tú has pedido: ¿qué elementos tú puedes recortar? O quizás son escasos beneficios corporativos a mitad de año, así que se te pide reducir la inversión. Saber qué elementos son de mayor y menor prioridad desde el principio Haz mucho más sencillo este proceso.

Consejos y trucos para presupuestos de TI

A medida que te Obtén más cómodo manteniendo un presupuesto, te Obtén más sofisticado con las formas en que tu presupuesto puede funcionar para ti. te también puedes aprovechar tu presupuesto como herramienta para lograr una mayor armonía corporativa.

• Comparte la riqueza con otros equipos. Quizá el año pasado te tenido un presupuesto mucho más pesado de lo normal: te escaló con nuevas contrataciones, te invertido en hardware nuevo y te cambiado la funcionalidad y la filosofía de tu equipo. Así que, sé un jugador de equipo y considera un presupuesto más "normal" para este año. Pregunta a tu jefe dónde encaja tu presupuesto en la carga de trabajo total de tu jefe, quizá este año sea hora de reducir la escala para que otro equipo pueda crecer.
• Comparte mano de obra. te quieres contratar a un científico de datos, pero te no tienes suficiente dinero para un salario completo. En su lugar, busca otros equipos que puedan utiliza científicos de datos a tiempo parcial. Al repartir la carga de trabajo de una persona entre equipos, te también puedes repartir el coste para ese empleado.
• consolida bases de datos y aplicaciones. Al menos en la medida de lo realista y factible, consolidar tus bases de datos puede ayudar a te Reduce costes. Ya vivas en la nube o en servidores, al reducir el número de lugares donde viven tus datos, te puede reducir los costes de infraestructura.
• Pregunta por opciones de financiación. te puede que necesites Haz una compra o contratar a un nuevo empleado, pero te no dispongas del presupuesto para ello. Busca un becario, pregunta a tu proveedor de software o hardware por opciones de financiación, o Ve si un proveedor puede hacer un proyecto de prueba de concepto para te poder probar un sistema nuevo. Cuando se abra tu presupuesto, te ya sabrás te gusta la app y te estarás listo para justificar su coste.

Mejores prácticas presupuestarias de TI a largo plazo

Un presupuesto nunca debería ser solo una previsión de un año. Es una forma de medir lo que funciona frente a lo que te creías que podría funcionar. Es una prueba entre imaginación y realidad. Incorpora estas mejores prácticas en tu estilo de gestión de TI:

• Revisa tu presupuesto mensualmente. Ve dónde te gastado de más y poco, y Ve cuáles fueron los resultados. Ser proactivo con tu presupuesto significa que el presupuesto del año que viene será una tarea mucho más fácil —y menor— de trabajo. te también Comienza a Ve tendencias o situaciones de fracaso: por ejemplo, digamos que te quieres pasar a aplicaciones móviles, pero tu exceso de gasto en otros sitios significa te que no puedes contratar al desarrollador móvil te planeado.
• considera costes fijos frente a costes variables. El gasto inicial en CapEx están caro y poco flexible: comprar hardware o firmar un contrato para un servicio de años te limita a esos precios. Pero considerar opciones de servicio puede ofrecer te flexibilidad y escalabilidad.
• Comunica. Un presupuesto está una forma de comunicar los objetivos de tu equipo, a tus responsables, a la empresa en general y, por supuesto, a tu equipo. Pero comunicarse en sí puede ser igual de útil: si te estás desviando, pide ayuda. Si no te averiguas a dónde está el dinero, habla con tu equipo. Si tienes éxito, comparte tus mejores prácticas.

Al gestionar mejor te Obtén presupuesto, te optimiza tu coste y tu valor. Esto puede marcar la diferencia entre ser tratado como un centro de costes estándar y ser reconocido como el generador de ingresos que realmente es TI.

Guía de gestión de costes de TI

1. Visión general de la gestión presupuestaria de TI y consejos para el éxito
2. ¿Qué es la transparencia de costes de TI? Explicación de la transparencia de costes de TI
3. I&D e innovación en la empresa
4. Reduce el gasto en TI: 5 consejos para TI empresarial
5. Estrategias de reducción de costes de TI: 6 formas de Reduce los costes continuos
6. Tendencias presupuestarias de TI: Cómo gastan las empresas en TI
7. Tendencias de gasto en TI de 2022

Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.