Resumen ejecutivo

El equipo de recursos humanos (RRHH) de Vibe Group dedicaba horas cada mes a dividir, identificar y enviar por correo electrónico más de 200 nóminas, un proceso propenso a errores, difícil de auditar y arriesgado para datos sensibles. Trabajando con su filial Master Support, Vibe Group utilizó Control-M SaaS e IA para orquestar todo el proceso a través de Sharepoint, ERP y correo electrónico. El resultado: un proceso empresarial mensual que antes llevaba horas ahora se completa en aproximadamente dos minutos, sin intervención manual, con trazabilidad total y con más tiempo para que RRHH se centre en el trabajo estratégico.

Resumen de la empresa

Vibe Group está un conjunto brasileño de empresas tecnológicas—Vibe Tecnologia, Master Support y DNX Brasil—con una amplia experiencia en desarrollo de software, entrega ágil y tecnología moderna. El grupo está construido sobre tres pilares: confianza y transparencia, innovación y excelencia, y calidad en las soluciones.

Master Support, la filial que lideró este proyecto, se especializa en infraestructuras inteligentes y soluciones de monitorización. Su mandato están sencillo: construir soluciones innovadoras y simplificarlas para ofrecer un rendimiento sólido a las organizaciones que dependen de ellas. Esa experiencia convirtió a Master Support en el socio natural para resolver un problema que afectaba a todos los empleados del grupo cada mes: la distribución de nóminas.

"Dirijo un equipo altamente cualificado dedicado a ofrecer soluciones informáticas innovadoras a empresas de una amplia variedad de sectores", afirma Robertson Bandeira, CEO de Master Support y responsable de RRHH de Vibe Group. "Confiaba plenamente en que nuestro equipo pudiera aplicar esa experiencia a nuestro propio grupo tecnológico."

El reto

Cada mes, el departamento de RRHH de Vibe Group tenía que distribuir nóminas a más de 200 empleados. Los documentos llegaban como un único PDF consolidado, lo que significaba que el equipo tenía que seguir una cadena de pasos manuales a mano:

• Recibe y valida el archivo consolidado.
• Separa las nóminas en documentos individuales.
• Identifica al empleado vinculado a cada documento.
• Busca la dirección de correo corporativo de cada empleado en el sistema ERP.
• Envía cada nómina individualmente.
• Revisa errores por el camino.

El proceso consumía varias horas de tiempo del personal cada mes. Peor aún, introducía riesgos reales. El manejo manual significaba que los documentos podían enviarse al destinatario equivocado, y las nóminas contenían información personal y financiera sensible. La trazabilidad era limitada, la productividad se veía afectada y la organización necesitaba controles más fuertes y seguridad en todo el flujo de trabajo.

La solución

Vibe Group recurrió a Master Support, que utilizó Control-M SaaS e IA para transformar la operación manual en un flujo de trabajo inteligente, integrado y totalmente automatizado. Control-M SaaS actúa como capa central de orquestación, coordinando SharePoint, la identificación de documentos impulsada por IA, el sistema ERP corporativo y los servicios de correo electrónico para que cada paso se ejecute en el orden correcto, en el momento adecuado y con visibilidad constante en todo el proceso.

El flujo de trabajo orquestado ahora:

• Monitoriza SharePoint para la llegada del archivo consolidado.
• Inicia automáticamente el procesamiento de documentos.
• Utiliza IA para identificar el CPF (número de identificación fiscal brasileño) en cada nómina.
• Consulta al sistema ERP corporativo para localizar a cada empleado y recuperar su dirección de correo electrónico.
• Divide el archivo consolidado en documentos individuales.
• Envía automáticamente la nómina correcta a cada empleado.
• Registra cada paso, resultado y excepción para auditoría y trazabilidad.

Esta están una orquestación que va mucho más allá de la automatización tradicional de TI: coordinando  aplicaciones, datos, servicios de IA y procesos empresariales en un flujo de trabajo fiable y regulado.

"Ha supuesto un cambio fundamental en nuestra forma de operar", dice Bandeira. "No se trata solo de ahorrar tiempo—se trata de crear una experiencia fluida y fiable tanto para empleados como para administradores."

Los resultados

El impacto fue inmediato y medible. Para los empleados, el proceso se volvió más rápido y fiable. Para RRHH, mejoró la visibilidad de un flujo de trabajo mensual sensible con:

• Más de 200 nóminas se procesan automáticamente cada mes.
• El tiempo de ejecución se redujo de varias horas a aproximadamente dos minutos.
• No se requiere intervención manual durante el procesamiento rutinario.
• Mejora de la seguridad en el manejo de información personal y financiera sensible.
• Un proceso estandarizado, escalable y totalmente rastreable, con registros de ejecución que sustituyen al seguimiento manual limitado.

Igualmente importante, la automatización cambió la forma en que el equipo de RRHH emplea su tiempo. En lugar de tareas operativas repetitivas, los profesionales de RRHH ahora pueden centrarse en trabajos de mayor valor: desarrollo de empleados, mejora de la experiencia y apoyo estratégico al negocio. La organización también ganó mayor previsibilidad operativa y la capacidad de supervisar cada paso del proceso.

Como dice Bandeira: "Con Control-M SaaS, transformamos un proceso mensual que requería horas de trabajo en un flujo de trabajo totalmente automatizado, seguro y rastreable, completado en aproximadamente dos minutos. El equipo de RRHH ya no dedica tiempo a tareas repetitivas y puede dedicar más tiempo a actividades estratégicas."

Mirando hacia adelante

El proyecto de nóminas de Vibe Group muestra lo que es posible cuando la orquestación va más allá de TI y llega a los procesos críticos que mantienen un negocio en funcionamiento. Con la experiencia de Master Support y el SaaS Control-M como núcleo, un proceso lento, propenso a errores y manual se convirtió en un flujo de trabajo rápido, seguro y totalmente auditable.

La misma arquitectura está lista para escalar. Vibe Group puede extender el modelo a otros procesos basados en documentos, incluyendo la distribución de declaraciones fiscales y de resultados, el envío de documentación de incorporación, la tramitación de beneficios, la comunicación de los calendarios de vacaciones, la validación de registros de empleados y la integración de plataformas de RRHH con sistemas ERP. Cada nuevo caso de utiliza se basa en la misma base gobernada, sin añadir carga operativa.