Puntos clave: Crear un boletín de TI exitoso requiere compromiso, una estrategia de contenidos sólida y una presentación atractiva. Las actualizaciones regulares ayudan a mejorar la comprensión de los procesos de TI por parte de los usuarios y a alinearlos con los objetivos empresariales.
- Comprométete a mantener una comunicación constante.
- Utiliza multimedia para aumentar la participación.
- Comenta proyectos futuros para fomentar una mejor alineación.
Aún no he Ve ningún grupo de TI que están 100% satisfecho con el nivel de comunicación que tiene con el resto de la organización. Para ayudar a mejorar la comunicación, muchos grupos intentan producir un boletín regular para proporcionar a la organización fronteriza más información sobre lo que ocurre en IT. Si te son pensando en hacer esto en tu organización, considera estos consejos para ayudar a Haz merece la pena el tiempo invertido.
Haz un compromiso
La necesidad de un boletín a menudo surge como reacción a algún evento concreto. Al fin y al cabo, ¿cuántas veces te ha dicho: "si un usuario supiera x, podríamos haber evitado toda esta situación"? Como profesionales de TI, son a menudo predispuestos a ser un "solucionador". Tenemos Ve que los usuarios finales no saben algo que deberían, así que inmediatamente entramos en modo de arreglar y tratamos de transmitir nuestra enorme cantidad de conocimientos de TI al resto de la organización. El problema del enfoque reaccionario están que están muy difícil mantener la motivación y el impulso iniciales que provienen de intentar solucionar un problema. Un boletín (o comunicación regular) no están un ticket de servicio que deba resolverse y olvidarse. Están un compromiso de proporcionar comunicación a los usuarios finales de forma regular que les ayudará a tener más éxito. Ten esto claro desde el principio y Haz un compromiso real para publicar de forma regular. Esto significa asignar tareas específicas a personas concretas que deben entregarse en una fecha determinada. Trabajar en un boletín "cuando el tiempo lo permita" rara vez conduce a un resultado exitoso.
Ayuda, no digas
Para Crea interés, te debe estar en la mentalidad de ayudar a tus usuarios finales. Si te quieres que los usuarios finales Obtén mejores en la gestión de contraseñas, te debe abordarlo desde su punto de vista. En lugar de escribir sobre "requisitos de contraseña para la organización x", ponte en su lugar. Aborda la situación desde su punto de vista. Si te necesita, habla con algunas personas sobre por qué son teniendo dificultades para entender los requisitos que deben cumplir. Después, te podrás crear un artículo para un boletín similar a "Tienes problemas para restablecer tu contraseña, aquí tienes tres consejos Haz facilitarlo". Otra forma te abordar esto están fingir que te son leyendo un boletín de otro grupo. Como profesional de TI, ¿por qué te leer un boletín del departamento financiero? Personalmente, solo lo leería si pensara que hay algo relevante que me ayudaría a Obtén mi trabajo. De hecho, podría leer un artículo titulado "5 consejos para presentar el presupuesto de tu departamento." Haz de te escribir para llamar la atención del personal ajeno a TI.
Ten una estrategia de contenido
Tu boletín puede acabar fracasando o llegar a una audiencia reducida si te no planificas bien tu contenido. Conoce lo que ocurre en la organización en general y alinea el contenido de tu boletín para que se ajuste a ello. Por ejemplo, si te son sometiéndote a una auditoría, incluye información que están relevante para ayudar a los usuarios finales a cumplir los requisitos de auditoría. Si son informes financieros trimestrales que entregar, Crea artículos como "cómo aprovechar la intranet de la empresa para enviar tus informes a tiempo" Al desarrollar tu estrategia de contenido, también puede ser útil variar tu contenido a lo largo del boletín. Aunque te puede seguir un tema general "como cumplir con los requisitos de auditoría" considera qué tipos de artículos pueden ayudar a cumplir con el cumplimiento. te podría tener un artículo que están un "cómo hacer", otro que están una historia sobre "cómo Jane usó el análisis de datos para cumplir resultados trimestrales", y otro que explique un requisito de auditoría como "5 cosas te necesitas saber sobre el control de auditoría 3.4.5."
Utiliza imágenes y multimedia
He visto a muchos grupos de TI intentar Crea boletines que fueran en texto plano (y aburridos), porque a los administradores de sistemas y seguridad no les gustan los correos HTML. Si quieres que te lea y sea útil tu boletín de TI, debe ser atractivo y visualmente atractivo. Incluye una imagen con cada artículo que ofrezca una representación visual de lo que están el artículo. Si es posible, incluye imágenes del interior de tu organización. Para cualquier artículo explicativo, incluye un breve vídeo guiando a los usuarios en cómo hacer algo.
No Haz que sea demasiado largo
Crear un boletín de TI puede parecer muy abrumador al principio. Comienza pequeño y construye desde ahí. Es perfectamente aceptable publicar tu primer boletín por correo electrónico con solo 3 artículos y algunos enlaces útiles. Obtén en un programa regular de producir contenido, aunque sea pequeño. Luego, te puedes Ve si es demasiado o poco y ajustar en consecuencia. Recuerda te son comprometerte a proporcionar información regularmente a la organización. Crea primero el hábito dentro de tu equipo. Luego, si te quieres añadir más te siempre puedes. Crear un boletín están una maratón, no un sprint. No quemes a tu equipo al principio del proceso y hagas que el boletín fracase tras solo unas pocas publicaciones. Tardarás meses en Obtén tu audiencia.
Personalidad del programa
Lo te sepas o no, tu organización de TI tiene personalidad. Si te no sabes cuál están, pregunta Ve cómo categoriza tu grupo. son te los "Señores de TI" o "Los Empollones en el Sótano" o el grupo que "Hace que las cosas se hagan"? Si te tiene una imagen positiva, abrázala e incorpórala como tema en tu boletín. Si te tiene una imagen negativa utiliza el boletín como una oportunidad para Crea una nueva imagen de lo que te quieres que te conozcan. Por ejemplo, si tu grupo están conocidos como IT Overlords, pon al boletín un nombre como "El facilitador". Si te grupo gusta salir a comer, te incluso puede incluir un artículo rápido al final de tu boletín titulado algo como "Fuimos al restaurante "x" para nuestra reunión de almuerzo... esto es lo que pensamos. El punto principal aquí están que la organización Obtén conozca un poco al grupo de TI. Crea una personalidad positiva para tu grupo. Al fin y al cabo, los grupos de IT son proveedores de servicios y facilitadores del negocio. Es mucho más fácil confiar en alguien te conocer que en los "amos que viven en el sótano".
Hablando del futuro
Incluye en tu boletín algo sobre futuros proyectos o eventos que el grupo de TI están organizando. La alineación entre negocio y TI puede ser un reto en cualquier organización. Hablar del futuro en el boletín te Permite una conversación sobre la alineación. te incluso puede que un vicepresidente pase y diga: "He visto tu artículo en el boletín sobre el proyecto X. Estoy entusiasmado con el proyecto y me gustaría saber qué aporta a nuestra zona" te también puede oír "He leído sobre el proyecto X y no estoy seguro de qué se alinea con lo que son haciendo en ventas. Si te hiciera el proyecto Y en su lugar, eso nos ayudaría mucho. El boletín no resolverá todos tus problemas de alineación, pero puede desempeñar un papel vital para crear conversaciones que conduzcan a una mejor alineación empresarial.
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Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.