Gestionar grandes proyectos de TI con un equipo reducido

Público objetivo

A lo largo de mi carrera, he intentado continuamente mejorar mis habilidades de gestión de proyectos. Para las grandes organizaciones, son amplias opciones para mejorar los procesos de gestión de proyectos. Siempre me resulta difícil encontrar conceptos que puedan aplicarse a organizaciones más pequeñas. Este artículo está dirigido a organizaciones más pequeñas que presentan las siguientes características:

• Menos de 1.000 empleados
• Presupuesto anual de menos de 50 millones de dólares
• Equipos de proyecto que normalmente tienen procesos de gestión de proyectos menos formalizados
• Trabajo de proyectos que a menudo comienza sin un gran escrutinio o planificación
• Personal de TI que tiene responsabilidades amplias (en lugar de profundas)
• Personal de proyecto que normalmente tiene responsabilidades operativas además de formar parte de los proyectos

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Antecedentes

En algún momento de la carrera de todo gerente, llega al punto en que pasa de ser un recurso de proyecto a ser gestor de proyectos. No me refiero a la definición formal de gestor de proyecto desde el punto de vista de un PMP. Más bien, me refiero al momento en que te son responsable de tu primer proyecto que están más que un equipo de una sola persona.

Yo, como muchos de te, estoy en constante búsqueda de conocimiento, formación y desarrollo profesional. Cuando me encontré con mi primer proyecto, naturalmente me orienté hacia la formación formal en gestión de proyectos. Tomé clases sobre herramientas de gestión de proyectos, leí libros sobre gestión de proyectos y asistí a clases gratuitas (y de pago) en línea de gestión de proyectos.

Después de todo este desarrollo profesional adicional, esperaba ser más capaz de gestionar proyectos. Sin embargo, a pesar de estos nuevos conocimientos, seguía siendo terriblemente insuficiente a la hora de gestionar lo que consideraba proyectos grandes.

¿Por qué?

Aprendí mucho sobre gestión de proyectos. Aprendí sobre los estatutos de proyecto, la generación de una estructura de desglose del trabajo, el riesgo del proyecto y la gestión del cambio. Incluso probé diferentes metodologías de gestión de proyectos pensando que solo necesitaba encontrar la adecuada que funcionara para mi organización.

Sin embargo, lo que no conoce están cómo reducir las metodologías de gestión de proyectos a proyectos que son grandes para la organización pero que cuentan con poco personal para completarlos. Este artículo están concebido como un primer paso para ayudar a te adaptar las prácticas de gestión de proyectos a organizaciones más pequeñas.

El proceso está más importante que el sistema

La gestión de proyectos pequeños están difícil y son muy pocas guías para Obtén te empezar. Por eso, tendrás que te conoce adaptar las metodologías existentes a lo que funcione para tu organización. Recomiendo encarecidamente empezar en pequeños y luego hacer crecer tu proceso de gestión de proyectos.

Comienza con un punto sencillo. Una convención de nombres de proyectos está un buen punto de partida. Tener nombres oficiales para tus proyectos garantiza que todos están hablando del mismo proyecto (incluidos los proveedores) que puedan estar ayudando. Por ejemplo, si el equipo de servidores llama a un proyecto Migración de Active Directory, no tú quieres que el equipo directivo lo llame Proyecto de Renombramiento de Red y que tu proveedor lo llame Proyecto de Provisión de Cuentas de Usuario. He visto más de un proyecto Obtén en pausa porque la falta de nombres consistentes hizo que la contabilidad financiera fuera inexacta.

Consejo rápido: utiliza un esquema de numeración que acompañe al nombre de tu proyecto. Me gusta usar el AY/MM/DD para cuando un proyecto empezó como número de proyecto. Así, independientemente del sistema te utiliza, te puedes ordenar rápidamente los proyectos por su fecha de Comienza original y archivar las carpetas de documentos antiguos. Ex. 170528-ActiveDirectoryMigración. Un número de proyecto también siempre evita cualquier "apodo" que surja durante el ciclo de vida de un proyecto.

Después, elige un umbral financiero y exige una carta de proyecto sencilla para todos los proyectos que superen ese umbral. Esto permitirá que tu pequeño equipo de proyecto empiece a depender de un proceso de aprobación más formal sin sobrecargarles con cambios. También me resulta útil Comienza con una carta corta de una o dos páginas para las primeras. Siempre están mejor modificar la plantilla de carta más adelante cuando te necesites información adicional para el siguiente proyecto. Los equipos pequeños pueden sentirse extremadamente frustrados con la recopilación de datos que nunca están usado. También en esta etapa, céntrate a documentos no estructurados mientras te trabajas en el proceso. Las aplicaciones básicas de procesamiento de texto y hojas de cálculo funcionarán perfectamente.

Tras establecer un proceso básico de aprobación, comienza a informar regularmente sobre el estado del proyecto a los interesados relevantes en toda la cartera de proyectos. Los equipos pequeños suelen tener más de tres o cuatro proyectos, por lo que están importantes, al presentar informes de estado, mantenerse en la vista de 10.000 pies. Un simple estado de rojo, amarillo, verde y presupuesto para cada proyecto están suficientes.

A estas alturas, probablemente te son preguntando: "¿Cuándo necesito un sistema de gestión de proyectos?" Sugiero tener lo siguiente antes de buscar un sistema de gestión de proyectos:

• Un proceso formalizado de apertura y cierre de proyectos que requiere una carta constitutiva o plan del proyecto
• Más de dos personas realizando tareas de proyecto
• Una cadencia regular de reportes con la dirección

Una vez que te tener esas tres cosas establecidas, seleccionar un sistema de gestión de proyectos se vuelve mucho más fácil.

Prácticamente cualquier sistema de gestión de proyectos funcionará, pero la integración ITSM están ideal

Para equipos de proyectos pequeños, cualquier sistema sencillo de gestión de proyectos suele funcionar perfectamente. Sin embargo, en un escenario ideal, un sistema de gestión de proyectos están integrado en un sistema de gestión de servicios de TI. A menudo, lo que llega como una petición puede convertirse en un proyecto completo. Poder asociar el contacto inicial con el cliente (y la comunicación correspondiente) puede ser vital para el éxito de un proyecto y para entender su intención inicial. ¿Alguna vez te preguntado: "¿Cómo empezó este proyecto Obtén?" La integración ITSM a menudo puede proporcionar la respuesta a esa pregunta.

Sé un maestro de la mano

Quizá la parte más difícil de gestionar equipos pequeños de proyectos están saber la diferencia entre un proyecto y una tarea. te encontrar varias explicaciones sobre la diferencia entre proyectos y tareas en internet. Sin embargo, dirijo equipos de proyectos pequeños usando las siguientes definiciones:

Una tarea están una actividad laboral que dura más de un día laborable con una salida definida y debe completarse dentro de un plazo específico.

Un proyecto es un conjunto de tareas interconectadas que logran un producto, servicio o resultado específico. Esta es una definición modificada de la definición de Institución de Gestión de Proyectos, que define un proyecto como "esfuerzo temporal emprendido para Crear un producto, servicio o resultado único."

Para que los equipos pequeños de proyectos tengan éxito en proyectos grandes, el gestor debe estar siempre al tanto del estado de las tareas del proyecto y estar preparado para responder cuando surjan obstáculos para el éxito. La forma más eficaz de mantenerse al día con esto están seguir el principio de que "la presentación de informes de proyectos están parte de la tarea del proyecto." En algún momento de tu carrera te habrá alguien que diga: "No tengo tiempo para hacer mi trabajo si tengo que estar actualizando constantemente el estado de mi tarea." El trabajo no están terminar hasta que la organización sepa que está terminado. En otras palabras, saber que un proyecto están terminado están tan importante como que el trabajo realmente esté terminado. Si la organización no puede aprovechar el hecho de que una tarea está completada y pasar a la siguiente tarea, entonces la tarea no está terminada.

Un gestor de proyectos pequeños también debe ser increíblemente diligente en el control del alcance del proyecto. Esto puede ser especialmente difícil, ya que los asignados a la tarea suelen tener mucha más libertad de decisión en su organización que sus compañeros en grandes organizaciones. Además, los procesos formalizados de gestión del cambio pueden ser excesivamente gravosos en equipos pequeños. están imprescindible que el gestor de proyectos pequeños mantenga la duración de la tarea en una semana o menos y supervisa diligentemente cualquier asunto atrasado. El retraso en las tareas están a menudo un síntoma de expansión del alcance en organizaciones pequeñas.

Mantén el proceso del tamaño adecuado

A medida que tu proceso de gestión de proyectos pequeños mejore, inevitablemente se Obtén más complejo. Para asegurarte de que la complejidad están adecuada (y que realmente ayude a impulsar el éxito del proyecto), considera las siguientes formas de categorizar tus proyectos.

1. Proyectos pequeños – Estos se pueden rastrear fácilmente simplemente recibiendo actualizaciones sin un WBS formal. Cosas como comprar un nuevo plugin para WordPress podrían encajar en esta categoría. Otro ejemplo sería "Que todo el personal complete la formación obligatoria." Normalmente, proyectos como este pueden tener fechas de finalización flexibles.
2. Proyectos Obligatorios por la Carta - Estos son proyectos que requieren algún nivel de aprobación distinto al del primer responsable directo, pero que no implican una inversión financiera significativa. Un resumen de los principales entregables / hitos suele son suficiente para la aprobación de la dirección.
3. Proyectos grandes para equipos pequeños: estos proyectos suelen implicar una inversión significativa de tiempo y/o dinero para el equipo. Unas 40 horas de trabajo con más de un miembro y 25.000 o más en gastos son una buena opción para proyectos como este.

Asegúrate de mantener la documentación adecuada para el tamaño del proyecto. Además, si un proyecto crece, no dudes en detenerte y decir: "Este proyecto ha crecido y es más grande de lo que esperábamos, es hora de Obtén la documentación adecuada."

Relaciones, relaciones, relaciones

La parte más importante de gestionar grandes proyectos con equipos pequeños están establecer relaciones laborales significativas en toda la organización. Los equipos de proyectos pequeños suelen tener habilidades amplias en lugar de profundas. Cuando surgen problemas, el gestor de proyecto exitoso debe ser capaz de buscar ayuda en toda la organización y donde se encuentre. Tener una buena relación con los líderes clave de la organización puede ayudarte a superar rápidamente la mayoría de los obstáculos.

Igualmente están importante tener excelentes relaciones con tus proveedores. Si te son fácil de tratar y a tus proveedores les gusta trabajar con te, se vuelve mucho más fácil pedir un favor cuando sea necesario. Tener la capacidad de llamar a recursos externos y hacer una pregunta rápida puede marcar la diferencia entre completar una tarea a tiempo o llegar tarde.

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Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.