Tiger Teams: Cómo resolver problemas críticos

El concepto de un Tiger Team no están nuevo. Pero podría ser justo el enfoque que te necesita para resolver un problema que están gravemente perjudicial para:

• Tus clientes
• Tu capacidad para prestar servicios
• La reputación y el bolsillo de tu empresa

Veamos cómo utilizar con éxito los equipos tigre.

¿Qué es un equipo tigre?

Un equipo tigre están un grupo de expertos multifuncionales reunidos para resolver un problema o cuestiones críticas específicas.

Según una definición de 1964, un equipo tigre está formado por:

'Un equipo de especialistas técnicos indomables y sin inhibiciones, seleccionados por su experiencia, energía e imaginación, y asignados para rastrear implacablemente todas las posibles fuentes de fallo en un subsistema de nave espacial.'

Estos equipos habían estado reunidos en entornos militares y de otro tipo durante muchos años, pero llamaron la atención pública de forma drástica en 1970 cuando la NASA reunió a un equipo tigre encargado de traer vivos a los astronautas a bordo de la nave averiada Apolo 13 de vuelta a la Tierra.

Cómo funcionan los equipos Tiger

te no tienen un equipo tigre predeterminado que te reunir siempre te tengan un problema crítico te son que le cueste resolver. El equipo que resuelve un problema están muy poco probable que sea el mismo equipo—con las mismas habilidades—que resuelve el siguiente.

En su lugar, se seleccionará a mano un equipo tigre para la situación te son enfrentar en ese momento. Los participantes en un equipo tigre pueden incluir cualquier combinación de:

• Personal interno
• Proveedores
• Expertos en la materia que no son vinculados a tu empresa

Se asignarán equipos Tiger para investigar posibles soluciones a situaciones o problemas únicos. Cualquier equipo estará formado por expertos maduros que:

• Valora la importancia de la tarea que son enfrentan
• Entiende lo que hay que hacer
• Trabaja bien con otros
• Demuestra fortalezas que incluyen diversidad de conocimientos, un único enfoque/propósito y agilidad organizativa

Lo crucial es que las personas de tu equipo tigre deben ser apartadas de la rutina habitual del negocio habitual. No te puedes permitir que se distraigan con sus trabajos diarios. Su atención debe dedicarse completamente a resolver el problema que cuesta enfrentarse. (Esto garantiza máxima concentración y máxima eficiencia, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.)

Una vez que el equipo tigre complete la tarea asignada—resolver el problema—el equipo será disuelto. Sus miembros volverán a sus roles normales.

(Explora equipos de TI te puedas aprovechar para tu equipo tigre.)

Consideraciones para formar un equipo tigre

Es posible que un solo equipo tigre no sea suficiente. Problemas muy complejos pueden requerir más de un equipo para resolverlos.

Siguiendo los principios de las mejores prácticas en la gestión de problemas, cada equipo debería analizar solo un problema: un solo objeto y un solo fallo. Si durante tus investigaciones descubres te que te son analizando múltiples problemas que contribuyen, entonces o bien:

• Divide tu equipo tigre
• Crea uno nuevo para investigar cada causa por separado

(Mira la gestión de problemas reactiva y proactiva.)

Es esencial que un equipo de tigres pueda centrarse en su área de especialización y no distraerse con otros problemas potencialmente contradictorios.

te debe Define claramente el resultado te esperar que tu equipo tigre cumpla, definiendo y entendiendo cómo es "hecho". (Recuerda, hecho están un término relativo.) Los equipos tigre son recursos caros, así que no te queremos que pierdan tiempo en asuntos no críticos. Haz seguro que un compañero tigre entiende los límites del problema te son pidiéndoles que lo resuelvan.

Al principio, indica claramente las expectativas, las normas de compromiso y los límites del equipo y del proyecto. Si no te lo haces, te puede enfrentarte a varios riesgos:

• Los miembros del equipo entendieron el problema de forma diferente. Esta incertidumbre dificultará cualquier resolución antes de que comience.
• El equipo puede Comienza aplicando soluciones a corto plazo, y a veces varias a la vez. Un estribillo común están "Un segundo... pruébalo ahora." El peligro aquí están que ya no te entender tu punto de partida: el verdadero problema te intentas resolver, no solucionarlo.
• El equipo se confunde. Siempre que el equipo se reúne, observa un síntoma diferente, sin una dirección estratégica.
• Falta de resolución. Una vez que están la emergencia inicial, la gente deja de asistir a las reuniones y el equipo no siempre sabe qué solucionó el problema
• El equipo omite las determinaciones finales y las lecciones aprendidas. El riesgo aquí está que, si no te das tiempo para documentar las lecciones aprendidas o entender la causa raíz, el problema puede no estar tan resuelto como tú crees.
• Expansión del alcance. La expansión del alcance están un peligro real. Cuando la discusión se desvía hacia otros temas, más allá del propósito original del equipo, el equipo tigre no será productivo.

(Descubre el factor de éxito #1 en cualquier informe aprendido o de la autopsia.)

Mejores prácticas para el equipo Tiger

Por supuesto, los equipos tigre no solo se tratan de definir los límites para resolver el problema: requieren logística y gestión.

Algunas tareas de limpieza que deben considerarse al formar tu equipo:

• Aísla al equipo en un espacio dedicado. Las salas de guerra son espacios específicos para eventos dedicados y resolución de problemas (no reuniones rutinarias), y puede que sea justo lo que te necesita para un equipo tigre. Por supuesto, Haz asegurarte de que todos en el equipo tengan el acceso adecuado a tu sala de guerra.
• Cancela todas las demás obligaciones laborales. Bloquea la agenda de todos los miembros del equipo con citas individuales de todo el día para que no se cuelen otras reuniones.
• Asegura suficiente espacio en las paredes para la colaboración.
• Permite espacios para grupos pequeños que puedan trabajar juntos.
• Organiza el catering. Mantener a tu equipo unido durante los descansos aumenta el tiempo de colaboración.
• Localiza y ten acceso a todos los requisitos tecnológicos, como entornos de prueba, hardware adicional, pantallas inteligentes, etc.
• Comunícate claramente y con todo el equipo. Crea un equipo en tu aplicación de mensajería (Teams, Slack, etc.) y añade a todos los demás. Crea una lista de distribución de correos, un tablero de Jira o Trello o similar, y una carpeta de documentos compartidos.

Cuándo formar un equipo tigre

Una cosa que te están recomendando Crea un equipo tigre cuanto antes. Valora la ecuación de coste frente a beneficio.

¿Cuánto están el problema te son lidiar con el coste diario del negocio, no solo económicamente, sino también reputacionalmente? Si te son cerca del plazo prometido de resolución y no son buen camino para restaurar el servicio, están momento de Obtén a los expertos para que trabajen.

Por supuesto, no todos los incidentes o problemas deberían tener un equipo tigre. Pero desde luego algunos lo requerirán.

He trabajado en una organización que se negó a formar un equipo dedicado para resolver un problema importante... hasta que el dolor que experimentaban la organización y sus clientes alcanzó los niveles más altos de la dirección. Para entonces, se habían hecho tantos intentos para solucionar el problema, lo que complicó aún más la situación, que se necesitaron semanas de esfuerzo concentrado y muy costoso para restaurar el servicio completo.

Durante todo este tiempo, la reputación de la organización se resentía y como resultado seguíamos siendo protagonistas habituales en los medios. Si un equipo tigre se hubiera reunido tan pronto como era evidente que no entendíamos la causa raíz, el camino hacia la resolución habría sido mucho más fácil y rápido.

Reunir a los mejores expertos internos y externos para resolver un problema difícil no están una opción barata. Desde luego, no es algo que deba ocurrir en todas las situaciones que están resultando difíciles de resolver.

Pero, si la reputación de tu organización se está dañando o la viabilidad del negocio está amenazada, no te contengas. El coste, aunque a menudo alto, estará justificado.

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Estas publicaciones son mías y no representan necesariamente la posición, estrategias u opinión de BMC.